化妝品貿(mào)易企業(yè)信息化方案

一、 企業(yè)簡介

**美容有限公司是美容產(chǎn)品銷售公司，代理國外美容產(chǎn)品，他們主要客戶是美容院;目前在國內(nèi)有幾十個(gè)分支機(jī)構(gòu)。 客戶原先有一套自行開發(fā)的BS構(gòu)架的進(jìn)銷存及CRM系統(tǒng).但系統(tǒng)的數(shù)量金額不準(zhǔn)確，公司解決引入一套ERP軟件來解決目前公司存在的問題。

二、需求分析

（一）業(yè)務(wù)方面需求

1、訂單需要算出產(chǎn)品的裝箱數(shù); 

2、客戶關(guān)系

用戶管理客戶基本信息、類別、狀態(tài)、權(quán)限等。該模塊除權(quán)限（該客戶允許購買何種產(chǎn)品）及部分銷售相關(guān)的信息外，均將在短期內(nèi)轉(zhuǎn)移到CRM平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一管理?？蛻粜畔Q、發(fā)貨地址等唯一項(xiàng)；同時(shí)包括聯(lián)系人、聯(lián)系電話等非唯一項(xiàng)。

3、銷售管理

訂單包含指定的客戶信息（可通過模板進(jìn)行指定）、收貨信息（可編輯以滿足臨時(shí)變更收貨方的要求）、物品清單及備注。訂單編輯時(shí)應(yīng)自動(dòng)計(jì)算訂單金額并即時(shí)顯示，應(yīng)顯示參考用的運(yùn)費(fèi)金額。訂單編輯時(shí)綜合客戶信息、產(chǎn)品信息及特殊申請判斷是否允許出售指定的產(chǎn)品。編輯訂單時(shí)可根據(jù)模板進(jìn)行輸入，查看訂單時(shí)可查看包含的模板及數(shù)量。查看訂單時(shí)應(yīng)針對以下項(xiàng)目進(jìn)行特殊顯示：修改過的收貨信息、缺貨的物品清單、對應(yīng)的優(yōu)惠政策（具體內(nèi)容無需直接顯示，通過二級頁面或鼠標(biāo)提示的方式顯示即可）?？梢栽谟唵沃袖浫肟蛻舸蚩罱痤~（詳見財(cái)務(wù)管理部分）?？蛇x項(xiàng)（當(dāng)前系統(tǒng)的模式，但非必要，由承包方作出建議，下同）：將贈(zèng)品和普通產(chǎn)品分置兩欄?？蛇x項(xiàng)：訂單的來源多數(shù)來自傳真；部分來自電話；還包括郵件等方式，能否提供類似于PDF表單的電子訂單功能。

4、訂單審核

指定人員對訂單內(nèi)容進(jìn)行審核，并根據(jù)訂單是否合法將訂單標(biāo)識(shí)為“已審核”或“未通過審核”

5、財(cái)務(wù)審核

當(dāng)客戶的訂單總金額和客戶余額，在客戶余額 -訂單總金額 >= 信用額度時(shí)，系統(tǒng)允許財(cái)務(wù)人員將訂單狀態(tài)標(biāo)識(shí)為“允許出貨”。同時(shí)審核人員應(yīng)能按差額自由篩選訂單。當(dāng)前信用額度各個(gè)客戶均相同。當(dāng)不滿足上述條件時(shí)，必須有特殊申請后方允許進(jìn)行審核操作。

6、訂單追蹤

顯示訂單周期內(nèi)各個(gè)步驟的詳細(xì)記錄（錄入時(shí)間、修改時(shí)間、修改人、配貨時(shí)間、物流信息等）

（二）倉庫管理需求

1、退貨管理

針對產(chǎn)品進(jìn)行退貨操作：用戶在系統(tǒng)內(nèi)輸入退貨申請（退貨客戶、退貨時(shí)間、申請退貨的種類和數(shù)量、退貨類別及具體原因）；退貨審核人員選擇符合退貨標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品生成退貨單，倉庫根據(jù)退貨單進(jìn)行入庫，相關(guān)庫存和客戶余額做相應(yīng)調(diào)整。對于換貨操作，系統(tǒng)內(nèi)通過關(guān)聯(lián)的退貨單和訂貨單進(jìn)行處理。

2、產(chǎn)品信息

產(chǎn)品的基本信息（均為唯一項(xiàng)），支持圖片可選項(xiàng)：明確標(biāo)識(shí)出二級物料；支持對同一產(chǎn)品不同版本的處理

3、價(jià)格管理

產(chǎn)品具有基礎(chǔ)價(jià)格。通過對基礎(chǔ)價(jià)格進(jìn)行優(yōu)惠可產(chǎn)生多個(gè)價(jià)格體系。價(jià)格體系包含了指定的產(chǎn)品列表和每個(gè)產(chǎn)品的折扣。通常體系中的大部分產(chǎn)品均為同一折扣.

4、庫存預(yù)警

根據(jù)一定算法計(jì)算安全庫存并將即將缺貨或已經(jīng)缺貨的產(chǎn)品列出，通過報(bào)表及郵件方式定期進(jìn)行提示。

5、采購狀態(tài)

采購產(chǎn)品、采購數(shù)量、時(shí)間、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間及數(shù)量（可分批到貨）、入庫時(shí)間及數(shù)量（分批）

6、倉庫管理

支持多個(gè)倉庫，目前存在成品庫、不良品庫等。倉庫之間允許轉(zhuǎn)庫。

7、出庫管理

基本的出庫管理功能，包含新建取貨單及出庫單、理貨、確認(rèn)及查看等功能根據(jù)通過審核的訂單自動(dòng)生成取貨單，自動(dòng)根據(jù)當(dāng)前庫存判斷是否需要欠貨。可在指定時(shí)間自動(dòng)運(yùn)行或手動(dòng)運(yùn)行。當(dāng)滿足一定的還欠條件時(shí)，根據(jù)欠貨記錄自動(dòng)/手動(dòng)生成取貨單。取貨完成并予以確認(rèn)后，自動(dòng)生成裝箱單及出貨清單，要求實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分箱及運(yùn)費(fèi)計(jì)算的功能。以上自動(dòng)計(jì)算功能均允許后期手動(dòng)修改。

暢禹圖商業(yè)ERP系統(tǒng)訂單可以自動(dòng)生產(chǎn)銷售開單，銷售開單可以自動(dòng)生成出庫單。

打開“采購訂單”的時(shí)候系統(tǒng)會(huì)根據(jù)當(dāng)前的貨品庫存數(shù)量以及庫存上下限的設(shè)定來判斷貨品的庫存情況，如果貨品的庫存存在不足（為0或者低于庫存下限）系統(tǒng)會(huì)提示是否生成訂單。分箱及運(yùn)費(fèi)計(jì)算前面已述。

8、物流信息

出庫單的承運(yùn)商、發(fā)貨時(shí)間、預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間、運(yùn)單編號、實(shí)際到達(dá)時(shí)間等信息。

承運(yùn)商、發(fā)貨時(shí)間、預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間、運(yùn)單編號、實(shí)際到達(dá)時(shí)間等信息，用出入庫單的用戶自定義字段來處理。

（三） 財(cái)務(wù)管理 需求

1. 收款管理

根據(jù)客戶打款金額生成收款單（見訂單管理部分，一般情況下收款金額由訂單處理人員在新建或編輯訂單時(shí)錄入，但允許財(cái)務(wù)人員單獨(dú)在財(cái)務(wù)管理中進(jìn)行操作或調(diào)整）。財(cái)務(wù)部門定期進(jìn)行查賬，并將從銀行獲得的收款記錄轉(zhuǎn)發(fā)給配貨會(huì)計(jì)，配貨會(huì)計(jì)將收款記錄輸入系統(tǒng)?？蛇x項(xiàng)：由于記錄格式固定，應(yīng)導(dǎo)入系統(tǒng)而非目前通過Excel保存。由于目前收款記錄中無法判斷實(shí)際打款方，因此必須通過金額（一般有尾數(shù)）、銀行、打款時(shí)間三個(gè)要素進(jìn)行（非精確）判斷。在出現(xiàn)三個(gè)要素相近時(shí)，易出現(xiàn)混淆；在實(shí)際操作中會(huì)出現(xiàn)誤判情況。收款將直接改變客戶的余額。

什么時(shí)候到款什么時(shí)候做應(yīng)收款單或應(yīng)付款單即可，應(yīng)用銀行和出納對賬，解決

金額、銀行、打款時(shí)間的時(shí)間差可能產(chǎn)生的誤差問題。

2. 客戶余額查詢

可以查詢客戶余額，或按金額對客戶進(jìn)行篩選

在往來單位資料里面可以用金額來篩選或查看應(yīng)收應(yīng)付匯總\明細(xì)

3. 往來帳記錄

需要包含客戶的打款記錄（來源：收款管理）、運(yùn)費(fèi)（來源：出庫管理）、調(diào)整（見收款調(diào)整）折扣（見收款調(diào)整）、貨款（來源：訂單、退貨單）的明細(xì)記錄

往來帳記錄可以單看相應(yīng)往來賬報(bào)表，應(yīng)收\應(yīng)付匯總表\明細(xì)表”

4. 收款調(diào)整

可以處理非常規(guī)的費(fèi)用調(diào)整，包含金額、類型、批示編號等信息。

費(fèi)用調(diào)整可以通過“費(fèi)用開支單”或“其他收入”來繼續(xù)進(jìn)行處理，或在銷售開單中用非存貨類的貨品來調(diào)整。

7. 統(tǒng)計(jì)報(bào)表

統(tǒng)計(jì)報(bào)表需要支持基本的權(quán)限劃分、篩選、Excel導(dǎo)出功能。同時(shí)，支持定時(shí)報(bào)表推送?？梢詫?bào)表的瀏覽情況進(jìn)行審計(jì)。

暢禹圖軟件商業(yè)版報(bào)表支持基本權(quán)限劃分、篩選、Excel導(dǎo)出功能。暫時(shí)不提供報(bào)表的瀏覽情況進(jìn)行審計(jì)。

綜合考慮客戶的以上需求，建議推薦 三、解決方案

建議推薦使用：暢禹圖ERP商業(yè)版。

（一）業(yè)務(wù)方面需求

1、 可以根據(jù)貨品的規(guī)格和數(shù)量來計(jì)算體積，但產(chǎn)品的裝箱數(shù)需要根據(jù)貨品的體積來人工計(jì)算。如果需要軟件計(jì)算，需提供單一貨品的體積及一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)體積的箱子可以裝同一貨品的數(shù)量。

2、 軟件可以管理客戶基本信息、類別、狀態(tài)、權(quán)限等。有關(guān)銷售等相關(guān)信息會(huì)即時(shí)轉(zhuǎn)入客戶關(guān)系管理模塊中。

3、 銷售訂單

1) 暢禹圖軟件商業(yè)版訂單包含客戶信息、收貨信息、物品清單及備注。訂單編輯時(shí)系統(tǒng)可以自動(dòng)計(jì)算訂單金額并即時(shí)顯示；可以處理相關(guān)運(yùn)費(fèi)，具體金額需手工錄入?；蛘呖梢詫?/span>“運(yùn)費(fèi)”當(dāng)作貨品管理，核算“服務(wù)勞務(wù)”，可以乘以公里數(shù)或者件數(shù)，軟件自動(dòng)計(jì)算其價(jià)格。

2) 在軟件中可以向客戶銷售任何產(chǎn)品，如果需要顯示某些固定的商品，編輯時(shí)可以在客戶資料中錄入供銷貨品，在銷售訂單中選擇該客戶后相應(yīng)的貨品會(huì)自動(dòng)顯示在銷售訂單中，然后可根據(jù)實(shí)際銷售更改。

3) 修改過的收貨信息無法顯示，然見可以在系統(tǒng)日志中記錄哪個(gè)時(shí)間、哪個(gè)操作員登陸哪張單據(jù)，在系統(tǒng)日志中查看即可。

4) 對應(yīng)的優(yōu)惠，如果貨品設(shè)置了限時(shí)打折，可以在限時(shí)打折商品中查看

5) 如果不允許負(fù)庫存出庫或者低于了庫存下限，系統(tǒng)會(huì)提示且單據(jù)無法保存，該界面顯示缺貨貨品清單及數(shù)量。

6) 如果該貨品為贈(zèng)品，可以在該貨品明細(xì)后“贈(zèng)品”欄打勾，即可方便處理贈(zèng)品業(yè)務(wù)。

7) 系統(tǒng)暫不提供PDF表單自動(dòng)生成銷售訂單。

4、 暢禹圖ERP系統(tǒng)提供了審核及多級審核的功能，完全可以滿足客戶需求。

5、 軟件提供了“信用額度”功能，當(dāng)客戶的訂單總金額和客戶余額，在客戶余額 -訂單總金額 >= 信用額度時(shí)，操作員可以選擇“允許出貨”或者“不允許出貨”。

信用額度是針對業(yè)務(wù)單據(jù)而言，在帳套選項(xiàng)中可以自由選擇哪些單據(jù)參與“信用額度”計(jì)算。

6、 暢禹圖軟件商業(yè)版可以滿足上述要求，訂單結(jié)合系統(tǒng)日志即可。

（二）倉庫管理需求

1、(1) 退貨原因可以用自定義字段來解決

(2) 按照軟件的正常流程，進(jìn)行退貨及相應(yīng)的貨款處理即可，相關(guān)庫存和客戶余額會(huì)即時(shí)變化。

(3) 在暢禹圖商業(yè)ERP系統(tǒng)中可以直接處理換貨業(yè)務(wù)。

2、暢禹圖軟件提供貨品圖片管理。在貨品資料單當(dāng)中可以用“組裝單”來實(shí)現(xiàn)顯示該貨品由哪些貨品組成。

3、軟件提供了折扣和整單折扣功能，如果用到POS銷售軟件有促銷價(jià)和會(huì)員價(jià)設(shè)置。不同的價(jià)格體系建議用軟件提供的“等級批發(fā)價(jià)”來處理。

4、軟件提供庫存預(yù)警功能，且提供相關(guān)報(bào)表進(jìn)行查看。初次之外，在用戶打開軟件即可看到相關(guān)預(yù)警信息。

5、現(xiàn)有采購和出入庫單就可以實(shí)現(xiàn)

6、軟件支持多個(gè)倉庫，可以進(jìn)行倉庫調(diào)撥，支持同價(jià)調(diào)撥和異價(jià)調(diào)撥。

7、暢禹圖商業(yè)ERP系統(tǒng)訂單可以自動(dòng)生產(chǎn)銷售開單，銷售開單可以自動(dòng)生成出庫單。

打開“采購訂單”的時(shí)候系統(tǒng)會(huì)根據(jù)當(dāng)前的貨品庫存數(shù)量以及庫存上下限的設(shè)定來判斷貨品的庫存情況，如果貨品的庫存存在不足（為0或者低于庫存下限）系統(tǒng)會(huì)提示是否生成訂單。分箱及運(yùn)費(fèi)計(jì)算前面已述。

8、承運(yùn)商、發(fā)貨時(shí)間、預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間、運(yùn)單編號、實(shí)際到達(dá)時(shí)間等信息，用出入庫單的用戶自定義字段來處理。

（三） 財(cái)務(wù)管理 需求

1. 收款管理

什么時(shí)候到款什么時(shí)候做應(yīng)收款單或應(yīng)付款單即可，應(yīng)用銀行和出納對賬，解決金額、銀行、打款時(shí)間的時(shí)間差可能產(chǎn)生的誤差問題。

2. 客戶余額查詢

在往來單位資料里面可以用金額來篩選或查看應(yīng)收應(yīng)付匯總\明細(xì)

3. 往來帳記錄，需要包含客戶的打款記錄（來源：收款管理）、運(yùn)費(fèi)（來源：出庫管理）、調(diào)整（見收款調(diào)整）折扣（見收款調(diào)整）、貨款（來源：訂單、退貨單）的明細(xì)記錄

往來帳記錄可以單看相應(yīng)往來賬報(bào)表，應(yīng)收\應(yīng)付匯總表\明細(xì)表”

4. 收款調(diào)整，可以處理非常規(guī)的費(fèi)用調(diào)整，包含金額、類型、批示編號等信息。

費(fèi)用調(diào)整可以通過“費(fèi)用開支單”或“其他收入”來繼續(xù)進(jìn)行處理，或在銷售開單中用非存貨類的貨品來調(diào)整。

7.統(tǒng)計(jì)報(bào)表需要支持基本的權(quán)限劃分、篩選、Excel導(dǎo)出功能。同時(shí)，支持定時(shí)報(bào)表推送?？梢詫?bào)表的瀏覽情況進(jìn)行審計(jì)。

暢禹圖軟件商業(yè)版報(bào)表支持基本權(quán)限劃分、篩選、Excel導(dǎo)出功能。暫時(shí)不提供報(bào)表的瀏覽情況進(jìn)行審計(jì)。